ELAK

Der ELAK (Elektronischer Akt) ist ein zentrales Konzept der E-Government-Strategie der Republik Österreich für eine moderne Bundesverwaltung. Dieser ermöglicht die voll elektronische Aktenverwaltung, automatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen, Archivierung und eine nahtlose Verwaltungskooperation zwischen den Behörden. Ebenso bildet der ELAK die Basis für eine bürgernahe Verwaltung und ermöglicht One-Stop-Government.

Seit Jänner 2004 hat der ELAK den Papierakt in allen österreichischen Bundesministerien abgelöst – mit Ausnahme des Verteidigungsministeriums, das seit 2002 über eine eigene Lösung verfügt. Seitdem das Projekt EiB (ELAK im Bund) im Juli 2001 startete, wurden rund 9.500 Arbeitsplätze in der Bundesverwaltung mit dem ELAK ausgestattet. Der technische Betrieb der Server und Anwendungen erfolgt im Bundesrechenzentrum. Zusätzlich werden auch in anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung ELAK Systeme mit unterschiedlichen Produkten umgesetzt. Der Funktionsumfang dieser Produkte und Lösungen orientiert sich nach dem Leistungsverzeichnis der EiB Spezifikation[1].

Österreich wurde mehrmals im Rahmen des von Capgemini durchgeführten Benchmarkings für E-Government innerhalb der EU-Staaten als herausragend in der Umsetzung von E-Government genannt.[2]

Inhaltsverzeichnis

Ziele und Nutzen des ELAK

Ziel des ELAK

  • Ablöse des Papieraktes als Original
  • effiziente verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit
  • Verkürzung der Durchlaufzeiten bei der Aktenbearbeitung
  • Einbindung der nachgeordneten Dienststellen ist möglich
  • Vereinfachung von komplexen Verfahren
  • Verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit ohne Medienbruch

Nutzen für Bürgerinnen und Bürger

  • Einfachere und raschere Behördenwege
  • One-Stop-Government mittels elektronischer Prozesse
  • 24 Stunden 7 Tage die Woche können Behördenwege online erledigt werden
  • Auskünfte und Informationsaustausch können schneller erfolgen
  • elektronische Übermittlung von Schriftstücken und Formularen an Bürger möglich
  • Reduzierung von Arbeitsschritten durch Automatisierung (z.B. automatische Versionserstellung)
  • Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff
  • Zeitgemäße Kommunikation und Interaktion mit der Behörde wird ermöglicht

Projektverlauf

Gemeinsam mit der Firma Fabasoft und der Firma Unisys entwickelte des Außenministerium bereits 1996 den ELAK, der schon im Mai 1997 flächendeckend in der Zentrale des BMeiA (Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten) eingesetzt wurde. Als der damalige Außenminister, Dr. Schüssel, Bundeskanzler wurde, hielt er in der Regierungserklärung 2000 fest, dass auch alle übrigen Ministerien ELAK einsetzen müssen. Am 10. Juli 2001 wurde mit dem Ministervortrag das Bundeskanzleramt mit der Durchführung des Projektes “ELAK im Bund” beauftragt. Der Bund hatte sich für eine Ein-Produkt-Strategie und ein zentrales Betreibermodell für die elektronische Aktenverwaltung entschieden. Anfang September 2001 wurden die Vorbereitungsarbeiten inklusive Ausschreibung durch die Bundesbeschaffungs-GmbH begonnen. Der ARGE-ELAK, einer Bietergemeinschaft aus Bundesrechenzentrum-GmbH, IBM und Fabasoft mit der eGovernment-Lösung Fabasoft eGov-Suite, wurde der Zuschlag erteilt.[3] Die jeweiligen Ressorts waren für den Rollout des ELAKs und der damit verbunden technischen, organisatorischen und budgetären Aspekte selbst verantwortlich. Ein Projektlenkungsausschuss, bestehend aus Vertretern der Ressorts und der Auftragnehmer, übernahm die gesamtheitliche Koordinierung des Projektes. Die dafür notwendige Projektgruppe unter Federführung des österreichischen Bundeskanzleramtes setzte sich aus Experten der Bundesministerien zusammen.

Im November 2002 wurde mit der Umsetzung begonnen, welche im Jahr 2004 mit dem finalen Rollout abgeschlossen wurde.

ELAK auf Landes- und Gemeindeebene

Der ELAK wird in Österreich auch auf Landes- und Gemeindeebene eingesetzt. So arbeiten beispielsweise die Stadt Wien (Open Source), Niederösterreich[4], Oberösterreich, Salzburg, Steiermark, Vorarlberg, Stadt Linz, Stadt Salzburg und Stadt Innsbruck. Die Gemeinden in Vorarlberg setzen ebenso auf diese eGovernment-Lösung.[5]

Kritik

Eine durch den Elektronischen Akt erreichte Effizienzsteigerung im Aktenwesen konnte laut Bericht des Rechnungshofes 2008 jedoch nicht nachgewiesen werden, weil sowohl Kennzahlen als auch eine Kosten–Nutzen–Analyse fehlten. Weiters kritisierte der Rechnungshof die um € 10 Mio. überschrittenen Einführungskosten[6]. Weiters hat ein ehemaliger Sublieferant der Staatsanwaltschaft mutmaßliche Unregelmäßigkeiten bei der Auftragsvergabe angezeigt[7].

Quellen

  1. Seite Digitales Österreich: EiB Spezifikation
  2. Benchmarking EU
  3. Digitales Österreich - Das Projekt "ELAK im Bund"
  4. Case Study Land Niederösterreich
  5. Pressemitteilung Vorarlberger Gemeinden starten Pilotprojekt
  6. Rechnungshofbericht 2008
  7. Neuer Wirbel um Rechenzentrum: Grasser angezeigt - Artikel auf DerStandard.at

Weblinks