Page - 26 - in Menschen im Aufbruch - Universitätsbibliothek und Archiv der Universität Wien im Selbstverständnis ihrer Mitarbeiter_innen

© 2019, Vandenhoeck & Ruprecht GmbH & Co. KG, Göttingen ISBN Print: 9783847110989 – ISBN E-Lib: 9783737010986 Verbrauchsmaterialien,MöbelundsonstigeEinrichtungsgegenständesowiedie Erhebungdes Investitionsbedarfs unddieDurchführung von Investitionspro- jekten für die gesamte Dienstleistungseinrichtung. Die Aufgabe des Budget- controllingszieltaufdiegesamtenAusgabenderDienstleistungseinrichtungund setzt bereits bei Ankaufsentscheidung ein. Für die Literaturmittel nimmt die Leiterin desDirektionsbüros zu diesemZweck andenmonatlichen Sitzungen derAGBudget teil. Sie sorgt für den reibungslosenAblauf derRechnungsfrei- gabe,der imJahr2016aufeinelektronischesSystemumgestelltwurde.EinJahr zuvorwurdenalleBibliotheksschaltermitBankomatkassenausgestattet.Seither ist das Büronicht nur für dieAbrechnung vonHandkassen undBarrefundie- rungen, sondernauch fürdieBankomatkassenabrechnungenzuständig. Schon imJahr2013wurde inderHauptbibliothekeinKassenautomatangeschafft,der ebenfalls vomDirektionsbüro abgerechnet wird. AuchDienstreiseabrechnun- gen, dasAusstellenvonRechnungen für denUniversitätslehrgang, fürKopier- und Scanaufträge sowie die Administration von freien Dienstverträgen und Werkverträgen fallen in den Zuständigkeitsbereich des Direktionsbüros. Im JahreslaufkommenweitereAgendenwiedieOrganisationdesBetriebsausflugs und derWeihnachtsfeier hinzu. Das Büro ist somit ein zentrales Service im bestenSinndesWortes. ZentraleVerrechnung DieMitarbeiterinnen der ZentralenVerrechnung bearbeiten alle Rechnungen derDienstleistungseinrichtung in SAP.Diesewerden auf die buchhalterischen Merkmaleüberprüft und andie zuständigenRechnungsprüfer_innen elektro- nischweitergeleitet. Nachpositiver Prüfungwerden sie denRechnungsfreige- ber_innenweitergeleitetundanschließendinSAPgebuchtsowiedieZahlungin der Dienstleistungseinrichtung Finanzwesen undControlling in dieWege ge- leitet. Baureferat DasBaureferat ist für allebaulichenundeinrichtungstechnischenMaßnahmen zuständig:HierwerdendieKosten fürdieausdeneinzelnenBereichen jährlich gemeldeten Investitionswünsche geschätzt und für die bewilligtenProjekte je- weilsmehrereKostenvoranschlägeeingeholtbzw.Ausschreibungenvorbereitet und mit der Dienstleistungseinrichtung Raum- und Ressourcenmanagement abgewickelt. BeidenBau-undEinrichtungsprojekten istdasBaureferat fürdie ordnungsgemäßeAbwicklungvorOrtunddieAbnahmezuständig.Esgilt aber ChristaFried26 Open-Access-Publikation im Sinne der CC-Lizenz BY-NC-ND 4.0